O controle de ativo imobilizado esteve entre os temas destacados no FIFE 2025, trazendo para o debate uma questão que também é essencial sob a ótica da gestão: a organização precisa saber quais bens possui, onde estão, como foram adquiridos, qual é sua situação contábil e quando exigirão manutenção, substituição ou baixa.
Esse contexto mostra por que a gestão patrimonial no Terceiro Setor vai além de etiquetar equipamentos. Ela precisa transformar inventário, cadastro e contabilidade em informações úteis para acompanhamento e planejamento.
Imóveis, veículos, computadores, mobiliário, máquinas e equipamentos fazem parte da estrutura necessária para que muitas organizações do Terceiro Setor desenvolvam suas atividades.
Quando esses bens não são acompanhados de forma organizada, a instituição perde visibilidade sobre uma parte importante de seus recursos. Surgem dúvidas sobre localização, responsáveis, valores contábeis, vida útil, depreciação, origem dos recursos e até sobre quais itens continuam efetivamente em uso.
Por isso, a gestão patrimonial no Terceiro Setor precisa integrar inventário, cadastro de ativos, contabilidade e rotina administrativa.
Gestão patrimonial vai além de etiquetar bens
Índice
Colocar uma etiqueta em um equipamento é apenas uma etapa do processo.
Um controle útil para a gestão precisa permitir que a organização acompanhe o bem desde sua entrada até sua baixa. Isso envolve saber quando foi adquirido, onde está localizado, quem o utiliza, qual foi sua origem, como está registrado na contabilidade e quais mudanças ocorreram durante sua vida útil.
Quanto maior o número de unidades, projetos e fontes de recursos administrados pela entidade, maior tende a ser a necessidade de uma estrutura padronizada de controle.
Quais informações o cadastro patrimonial deve reunir?
O nível de detalhamento depende da realidade da organização, mas o cadastro precisa ser suficiente para identificar os bens e relacioná-los às informações contábeis e administrativas.
Entre os dados que podem ser utilizados estão número patrimonial, descrição, marca e modelo, número de série, localização, responsável, data de aquisição, documento de origem, valor registrado, centro de custo ou projeto, fonte de recursos, vida útil, depreciação acumulada e situação atual do ativo.
O principal é que os critérios sejam padronizados.
Se cada unidade registra os bens de forma diferente, consolidar informações se torna difícil. Se o cadastro patrimonial utiliza classificações que não correspondem às utilizadas pela contabilidade, a conciliação passa a depender de trabalhos manuais e aumenta a possibilidade de erro.
Inventário físico transforma cadastro em informação confiável
Um cadastro pode estar perfeitamente preenchido e ainda assim não representar a realidade.
Por isso, a verificação física é uma etapa essencial da gestão patrimonial.
O inventário permite confirmar a existência e a localização dos itens, identificar mudanças que não chegaram ao sistema e verificar bens que precisam de providências.
Durante o levantamento, podem aparecer equipamentos sem identificação, ativos transferidos de setor, itens danificados, bens não localizados, materiais que deveriam ter sido baixados e até ativos em utilização que nunca foram incorporados adequadamente ao controle.
As divergências devem gerar tratamento, e não apenas uma observação na planilha.
Patrimônio e contabilidade precisam falar a mesma língua
O controle físico e o controle contábil possuem funções diferentes, mas precisam estar integrados.
O CPC 27 — Ativo Imobilizado disciplina temas como reconhecimento, mensuração, depreciação e baixa dos ativos imobilizados. Para as entidades sem finalidade de lucros, a ITG 2002 (R1) é a norma contábil específica do setor.
Na rotina da organização, isso significa que aquisições, transferências, melhorias, baixas e demais alterações relevantes precisam chegar à contabilidade com informações suficientes para o tratamento adequado.
Uma boa gestão contábil depende de dados patrimoniais consistentes.
Depreciação precisa acompanhar a realidade do bem
A depreciação distribui o valor depreciável do ativo ao longo de sua vida útil estimada.
O CPC 27 prevê que a vida útil e o valor residual sejam revisados pelo menos ao final de cada exercício e que o método de depreciação reflita o padrão esperado de consumo dos benefícios econômicos futuros.
Para a gestão, essa informação também tem valor prático.
Conhecer a idade e a condição dos equipamentos ajuda a identificar necessidades de substituição, planejar investimentos e evitar que a instituição seja surpreendida pela obsolescência simultânea de vários bens relevantes.
Assim, o cadastro patrimonial deixa de ser somente um registro histórico e passa a apoiar o planejamento.
A origem dos recursos precisa acompanhar o ativo
No Terceiro Setor, alguns bens são adquiridos com recursos vinculados a projetos ou parcerias específicas.
A Lei nº 13.019/2014, aplicável às parcerias entre a administração pública e Organizações da Sociedade Civil dentro de seu âmbito, prevê a aquisição de equipamentos e materiais permanentes essenciais à execução do objeto e estabelece regras relacionadas aos bens remanescentes.
Por isso, o cadastro pode precisar informar não apenas quem usa o bem e onde ele está, mas também com qual recurso foi adquirido e quais condições do instrumento de parceria precisam ser observadas.
Essa rastreabilidade facilita tanto o acompanhamento interno quanto a preparação de informações para prestações de contas.
Movimentações devem seguir um fluxo definido
Um dos motivos mais comuns para a perda de qualidade do cadastro é a movimentação de bens sem comunicação.
Um computador muda de unidade, um equipamento é enviado para manutenção, um móvel passa para outro projeto ou um veículo deixa de ser utilizado, mas o sistema permanece igual.
Para evitar isso, a organização precisa estabelecer procedimentos simples para movimentações.
Quem solicita uma transferência? Quem autoriza? Quem atualiza o cadastro? Como a nova localização é confirmada? Qual documento registra a mudança?
Essas definições evitam que o inventário anual seja utilizado para descobrir tudo o que aconteceu durante os meses anteriores.
Baixas também fazem parte da gestão patrimonial
Bens deixam de ser utilizados por diferentes motivos: desgaste, dano, obsolescência, venda, doação ou outras formas de destinação permitidas.
Manter esses itens indefinidamente no cadastro prejudica a qualidade da informação.
O CPC 27 prevê a baixa contábil quando ocorre a alienação do ativo ou quando não existem expectativas de benefícios econômicos futuros com seu uso ou alienação.
Do ponto de vista administrativo, cada baixa deve seguir um procedimento documentado que identifique o bem, o motivo, a autorização e a destinação.
Depois disso, a alteração precisa ser refletida tanto no controle patrimonial quanto na contabilidade.
Como transformar o inventário em ferramenta de gestão?
O inventário não precisa terminar com a entrega de uma lista de bens.
As informações levantadas podem gerar indicadores úteis para a administração, como quantidade de ativos por unidade, bens sem localização confirmada, percentual de itens já totalmente depreciados, ativos fora de uso, equipamentos próximos ao fim da vida útil estimada e divergências ainda pendentes de tratamento.
Também é possível identificar concentrações de investimentos e necessidades de renovação do patrimônio.
Essas informações ajudam a organização a priorizar recursos e planejar aquisições de forma mais estruturada.
Crie uma rotina de fechamento patrimonial
Uma boa prática é estabelecer períodos definidos para conciliar cadastro patrimonial e contabilidade.
Durante esse fechamento, podem ser revisadas as aquisições do período, baixas, transferências, depreciação, bens ainda não identificados e diferenças entre sistemas.
Pendências devem possuir responsável e prazo para solução.
Essa rotina reduz o volume de ajustes concentrados no final do exercício e mantém as informações mais próximas da realidade durante todo o ano.
Do FIFE para a rotina: inventário precisa gerar informação
O debate sobre ativo imobilizado no FIFE 2025 reforça um ponto prático: o valor do inventário não está apenas em localizar bens uma vez por ano. O ganho de gestão aparece quando as informações levantadas são tratadas, atualizadas e conectadas às decisões da organização.
Gestão patrimonial melhora a qualidade da informação contábil
O patrimônio físico da entidade e os registros contábeis não podem funcionar como universos separados.
Quando inventário, cadastro e contabilidade estão integrados, a organização acompanha melhor seus recursos, reduz retrabalho, identifica inconsistências mais cedo e produz informações mais confiáveis para gestores, conselhos e demais partes interessadas.
Para o Terceiro Setor, essa organização também contribui para uma prestação de contas mais consistente, especialmente quando existem bens adquiridos com recursos vinculados.
O Núcleo de Inventário da Value realiza levantamento e controle de ativos patrimoniais, inventário físico, controle de ativos, cálculo de depreciação e testes de recuperabilidade, integrando informações úteis à contabilidade e à gestão.
