No FIFE 2025, a palestra “Auditoria de projetos sociais: uma visão da auditoria financeira e finalística”, apresentada por Régis Ferreira, colocou em evidência uma questão que também é essencial para a gestão: orçamento, execução, documentos e contabilidade precisam acompanhar o projeto de forma integrada.
Quando essa integração não existe, os problemas aparecem antes mesmo da auditoria. Uma despesa pode estar corretamente paga, mas registrada no projeto errado. Uma atividade pode ter sido realizada, mas sem evidências organizadas. O orçamento pode indicar disponibilidade enquanto o fluxo de caixa mostra outra realidade.
Por isso, a gestão financeira de projetos sociais precisa acompanhar todo o ciclo do projeto — do planejamento à prestação de contas.
O orçamento deve ser uma ferramenta de gestão
Índice
O orçamento de um projeto não deve permanecer arquivado depois de sua aprovação.
Ele precisa acompanhar a execução.
A comparação periódica entre valores previstos e realizados ajuda a identificar diferenças enquanto ainda existe tempo para compreendê-las.
Uma determinada atividade pode consumir mais recursos que o esperado. Outra pode sofrer atraso. Uma receita prevista pode não ser recebida no período originalmente planejado.
Quando a administração acompanha essas variações mensalmente, consegue avaliar seus impactos e tomar decisões antes que o encerramento do projeto se aproxime.
Cada despesa precisa estar conectada ao projeto
Para gerar informação gerencial de qualidade, não basta registrar uma despesa apenas como “serviço”, “material” ou “viagem”.
A organização precisa conseguir identificar sua relação com a atividade ou projeto correspondente.
Essa estrutura pode envolver projeto, centro de custo, fonte de recurso, natureza da despesa ou outras classificações adequadas à realidade da entidade.
Quanto maior o número de projetos administrados simultaneamente, mais importante se torna essa organização.
Financeiro e contabilidade precisam utilizar informações compatíveis
O financeiro acompanha pagamentos, recebimentos e disponibilidade.
A contabilidade registra os efeitos econômicos e patrimoniais dessas operações.
Os dois controles possuem finalidades diferentes, mas precisam conversar.
Quando a planilha do projeto utiliza uma classificação, o sistema financeiro outra e a contabilidade uma terceira, surgem dificuldades para comparar informações.
Por isso, uma boa gestão contábil começa pela padronização do fluxo de dados.
O olhar financeiro e o olhar sobre a execução são complementares
A discussão apresentada no FIFE 2025 ajuda a traduzir essa relação. Avaliar um projeto apenas pelos comprovantes financeiros não mostra, sozinho, se as atividades previstas foram realizadas e se as metas foram acompanhadas.
Da mesma forma, demonstrar atividades sem conseguir relacioná-las aos recursos utilizados enfraquece a qualidade da informação gerencial e da prestação de contas.
Nas parcerias com a administração pública abrangidas pela Lei nº 13.019/2014, a prestação de contas está relacionada à demonstração da execução do objeto e dos resultados. Na regulamentação federal, o Decreto nº 8.726/2016 também dá destaque ao alcance das metas e às ações desenvolvidas.
Isso reforça a necessidade de conectar informação financeira e execução.
A prestação de contas começa no primeiro dia
Deixar a organização documental para o final do projeto gera retrabalho.
Cada operação realizada durante a execução pode produzir documentos e evidências que serão necessários futuramente.
Uma rotina eficiente deve definir quais documentos precisam ser entregues, quem é responsável pelo envio, onde serão armazenados, como serão relacionados ao projeto, qual é o prazo para encaminhamento e como pendências serão acompanhadas.
Esse processo reduz a dependência de pessoas específicas e facilita a localização das informações.
Fluxo de caixa não substitui orçamento
Essas duas ferramentas respondem perguntas diferentes.
O orçamento mostra o que foi planejado. O fluxo de caixa mostra quando os recursos entram ou saem.
Um projeto pode possuir orçamento disponível e, ao mesmo tempo, enfrentar dificuldade de caixa se o recebimento dos recursos ocorrer depois das despesas previstas.
Da mesma maneira, uma conta bancária pode possuir saldo elevado, mas parte desses recursos já estar comprometida com atividades ou obrigações futuras.
Por isso, gestores precisam acompanhar planejamento e disponibilidade simultaneamente.
Crie uma rotina de fechamento do projeto
Esperar o encerramento para conferir as informações é arriscado.
Uma rotina mensal permite comparar orçamento previsto e realizado, extratos bancários e controles internos, financeiro e contabilidade, documentos recebidos e pendentes, atividades realizadas e despesas correspondentes, saldos financeiros e compromissos já assumidos.
As diferenças encontradas devem gerar uma pendência com responsável e prazo.
Relatórios precisam ajudar quem decide
Produzir informação não significa produzir dezenas de relatórios.
O objetivo é entregar aos responsáveis pelo projeto aquilo que eles precisam para decidir.
Dependendo da estrutura da organização, um acompanhamento gerencial pode apresentar:
- orçamento original;
- valor realizado no período;
- valor acumulado;
- saldo disponível;
- percentual de execução;
- obrigações assumidas;
- principais variações;
- pendências documentais;
- projeção para os próximos períodos.
Mudanças precisam chegar a todas as áreas
Projetos mudam.
Cronogramas podem ser alterados, atividades ajustadas e determinados recursos redistribuídos dentro das possibilidades do instrumento aplicável.
O problema surge quando uma mudança é conhecida pela equipe do projeto, mas não chega ao financeiro ou à contabilidade.
Nesse cenário, diferentes setores passam a trabalhar com versões diferentes do planejamento.
Contabilidade organizada amplia a visão sobre o projeto
Entidades sem finalidade de lucros devem manter contabilidade regular observando as Normas Brasileiras de Contabilidade.
A ITG 2002 (R1) é a norma específica aplicável a essas organizações.
Quando os registros são atualizados e integrados aos controles do projeto, a contabilidade deixa de servir apenas ao fechamento anual.
Ela passa a ajudar a administração a compreender receitas, despesas, recursos vinculados, obrigações e posição patrimonial.
Gestão financeira reduz o esforço da prestação de contas
Uma prestação de contas difícil frequentemente é resultado de uma execução mal organizada.
Quando documentos, controles e classificações são tratados durante todo o projeto, grande parte da informação necessária já está estruturada.
Isso reduz buscas, correções e reconstruções posteriores.
Organização financeira também protege a missão
O tema levado ao FIFE pela perspectiva da auditoria também oferece um aprendizado direto para a gestão: quanto melhor estiver organizada a informação durante a execução, mais fácil será demonstrar a relação entre recursos, atividades e resultados.
Projetos sociais existem para produzir impacto. Os controles administrativos e contábeis não são a finalidade da organização, mas precisam dar sustentação a ela.
A gestão financeira de projetos sociais, portanto, conecta planejamento, execução, informação e decisão.
A Value atua em contabilidade e consultoria, apoiando organizações na organização de processos, integração das informações financeiras e contábeis e produção de relatórios que contribuam para acompanhamento e tomada de decisão.
