A governança contábil foi tema de uma palestra conduzida por Warley Dias no auditório do Sebrae RJ, a convite da Rede Filantropia. Com o tema “Governança Contábil: como não errar na gestão de sua organização”, o encontro reuniu dirigentes e gestores do Terceiro Setor para discutir caminhos práticos para tornar a administração das organizações mais transparente, responsável e eficiente.
Entre os pontos destacados durante a apresentação estiveram a importância dos controles internos, a responsabilidade na aplicação dos recursos, a eficiência dos processos administrativos e contábeis e a conformidade com as exigências aplicáveis às organizações.
Essas questões levam a um ponto especialmente importante para a gestão: não existe boa informação contábil quando financeiro, administrativo, projetos e contabilidade trabalham de forma desconectada.
É por isso que a integração financeira e contábil no Terceiro Setor deve fazer parte da estrutura de gestão das organizações.
Governança contábil começa antes do lançamento
Índice
Quando se fala em governança contábil, é comum pensar primeiro nos demonstrativos, relatórios ou obrigações produzidos pela contabilidade.
Mas a qualidade dessas informações começa muito antes.
Uma contratação gera documentos. Uma atividade possui relação com determinado projeto. Uma despesa precisa ser autorizada. Um pagamento deve ser identificado. Um recurso pode ter destinação específica.
Todas essas informações surgem na operação antes de chegarem ao contador.
Se o fluxo entre as áreas não estiver organizado, a contabilidade receberá informações incompletas e precisará reconstruir posteriormente aquilo que deveria ter sido identificado na origem.
Por isso, um dos principais aprendizados relacionados à governança contábil é que a qualidade do registro depende da qualidade do processo.
Controles internos também são instrumentos de gestão
Durante a palestra no Sebrae RJ, os controles internos apareceram como um dos principais elementos para fortalecer transparência e responsabilidade institucional.
Na prática, eles ajudam a responder perguntas essenciais:
- Quem solicita uma despesa?
- Quem autoriza?
- Quem realiza o pagamento?
- Quem confere os documentos?
- Como a operação chega à contabilidade?
- Como uma pendência é identificada?
- Quem é responsável por solucioná-la?
Essas definições reduzem ambiguidades e ajudam a organização a depender menos de procedimentos informais.
Para a gestão, isso também produz um benefício importante: as informações passam a seguir um fluxo mais previsível.
Financeiro e contabilidade precisam conversar
Financeiro e contabilidade não exercem exatamente a mesma função.
O financeiro acompanha entradas, saídas, pagamentos, recebimentos e disponibilidade de caixa.
A contabilidade registra os efeitos econômicos e patrimoniais das operações, observando critérios próprios de reconhecimento e competência.
O problema não está na existência dessas duas visões.
O problema aparece quando elas não podem ser conciliadas.
Diferenças entre planilhas financeiras e registros contábeis podem decorrer de documentos ainda não enviados, classificações incorretas, registros em períodos diferentes ou movimentações que precisam ser esclarecidas.
Por isso, a conciliação deve fazer parte de uma rotina periódica.
Esperar o encerramento do exercício para compreender essas diferenças aumenta o retrabalho e reduz a utilidade da informação para quem precisa decidir durante o ano.
Projetos e fontes de recursos precisam ser identificados da mesma forma
Organizações do Terceiro Setor podem administrar diferentes projetos e fontes de recursos simultaneamente.
Nesse cenário, cada área não pode criar uma linguagem própria.
Se o setor responsável pelo projeto utiliza uma nomenclatura, o financeiro outra e a contabilidade trabalha apenas com classificações genéricas, consolidar as informações se torna mais difícil.
Uma estrutura integrada pode utilizar projetos, centros de custo, unidades, fontes de recursos ou outras classificações compatíveis com a realidade da entidade.
A ferramenta escolhida pode variar.
O essencial é que as áreas utilizem critérios comuns.
Isso permite acompanhar receitas, despesas, compromissos e saldos com maior clareza e reduz a necessidade de reconstruir informações posteriormente.
Documentos também fazem parte da informação contábil
Notas fiscais, contratos, recibos, comprovantes, extratos e demais documentos não devem chegar à contabilidade de maneira aleatória.
É importante estabelecer um fluxo.
A organização precisa definir quais documentos são necessários, quem deve encaminhá-los, em que prazo, como serão armazenados e como eventuais pendências serão acompanhadas.
Quando esse processo não existe, o fechamento contábil se transforma em uma busca constante por informações.
Uma boa rotina documental reduz esse esforço e permite que problemas sejam identificados enquanto as operações ainda são recentes.
A contabilidade deve ser útil durante o ano
A contabilidade não precisa servir apenas para atender obrigações ou produzir demonstrações ao final do exercício.
Quando os processos estão organizados, ela pode fornecer informações relevantes durante toda a gestão.
Dependendo das necessidades da organização, é possível acompanhar dados como:
- orçamento previsto e realizado;
- posição financeira dos projetos;
- contas a pagar e a receber;
- recursos com destinação específica;
- compromissos já assumidos;
- fluxo de caixa;
- despesas por atividade ou centro de custo;
- diferenças entre períodos;
- pendências que precisam ser solucionadas.
Esse é um dos objetivos da gestão contábil: transformar registros financeiros e patrimoniais em informações que possam ser acompanhadas pelos responsáveis pela organização.
Transparência depende de informação organizada
Outro ponto enfatizado na palestra de Warley Dias foi a transparência.
Para organizações que administram recursos públicos, privados ou provenientes de doações, demonstrar de maneira clara como esses valores foram utilizados é parte importante da construção de credibilidade.
Mas transparência não começa na publicação de um relatório.
Ela começa na capacidade de identificar e explicar as operações que deram origem aos números apresentados.
Uma organização que consegue relacionar documentos, movimentações financeiras, registros contábeis e projetos possui uma base mais consistente para demonstrar como seus recursos estão sendo administrados.
Integração também facilita a prestação de contas
Nas parcerias com a administração pública abrangidas pela Lei nº 13.019/2014, a prestação de contas está relacionada à avaliação da execução do objeto, das metas e dos resultados da parceria.
Isso exige que informações financeiras possam ser relacionadas àquilo que foi efetivamente realizado.
Quando financeiro, projetos e contabilidade trabalham de forma integrada desde o início, essa relação é construída durante a execução.
Quando trabalham separadamente, a equipe precisa reconstruí-la no momento da prestação de contas.
Essa diferença pode representar muitas horas de retrabalho.
Tecnologia ajuda, mas não substitui processo
Sistemas integrados podem reduzir atividades manuais e facilitar a circulação das informações.
Mas nenhuma ferramenta resolve sozinha um processo que não possui responsabilidades ou critérios definidos.
Antes de pensar em tecnologia, a organização precisa responder:
- Quais informações queremos acompanhar?
- Quem produz cada informação?
- Quem precisa recebê-la?
- Em qual prazo?
- Como será validada?
- Como uma divergência será tratada?
Depois que essas regras estão estabelecidas, a tecnologia pode automatizar e tornar o fluxo mais eficiente.
Sem isso, existe o risco de apenas transferir controles desorganizados de planilhas para um sistema mais sofisticado.
Sinais de que a integração precisa melhorar
Algumas situações indicam que o fluxo entre financeiro, administrativo e contabilidade merece atenção:
- o fechamento mensal depende de várias planilhas paralelas;
- documentos chegam à contabilidade com atraso;
- financeiro e contabilidade apresentam diferenças recorrentes;
- cada projeto utiliza uma classificação diferente;
- relatórios precisam ser refeitos quando surge uma nova pergunta;
- gestores conhecem o saldo bancário, mas não sabem quanto já está comprometido;
- informações importantes dependem exclusivamente de uma pessoa;
- grande parte das pendências é descoberta apenas no fechamento anual.
Esses sinais não representam necessariamente irregularidades. Eles mostram pontos em que a organização pode melhorar processos e integração.
Governança contábil também é capacidade de decidir melhor
A discussão realizada no Sebrae RJ reforça que governança contábil não deve ser vista apenas como uma preocupação técnica do contador.
Ela envolve a forma como a organização produz, verifica, organiza e utiliza suas informações.
Controles internos, transparência, responsabilidades definidas e processos administrativos eficientes ajudam a criar uma base mais confiável para a contabilidade.
Quando financeiro, administrativo, projetos e contabilidade trabalham de maneira integrada, os benefícios vão além da conformidade.
A organização reduz retrabalho, acompanha melhor seus recursos e passa a dispor de informações mais consistentes para decidir.
Esse é o olhar da Value para a gestão contábil: conectar os dados produzidos ao longo da operação e transformá-los em informação útil para acompanhamento e tomada de decisão.
